Comment assurer que le processus de production est fiable et les risques minimisés ? Les ingrédients sont multiples : les hommes, les processus et les outils… Nous vous présentons comment mettre en place un système de contrôle efficace vous permettant de minimiser les risques et produire une information financière la plus fiable possible.
L’environnement de contrôle comptable
C’est le maillon essentiel, le fondement de tout système de contrôle interne.
Un bon environnement de contrôle relatif à la préparation de l’information financière doit reposer sur la mise en place des principes suivants :
- Rôles et responsabilités : les rôles et responsabilités sont-elles clairement définis dans l’organisation de la comptabilité et dans la clôture annuelle. Vous pouvez mettre en place un planning de clôture indiquant les tâches, délais, responsabilités et format de restitution (exemple format des analyses de comptes, commentaires…)
- Fiche de postes : est-ce qu’il existe des fiches de postes indiquant les travaux à réaliser dans le cadre de la clôture des comptes
- Engagement à la compétence : l’équipe comptable doit être recrutée sur la base de compétence avec la mise en place de test de connaissance notamment.
- Objectifs et évaluation : des objectifs SMART doivent être assignés à l’équipe dans le cadre de la tenue et de la clôture comptable. Ces objectifs peuvent concerner les délais de réalisation des tâches (raccourcir les délais de clôture de x jours) et de qualité comptable (mesurable à travers le nombre d’annulation de pièces comptables du fait d’erreur de saisie).
- Ethique : le personnel comptable doit démontrer un sens de l’éthique élevé, étant à la base de la production d’information financière pour la prise de décision. Elle doit être sensibilisé sur les politiques de manipulation de données comptables sous pression afin de présenter des résultats ne reflétant pas l’image fidèle.
Identifier les risques liés à la production des comptes
La direction en charge de la préparation des comptes doit identifier les risques et mettre en place un plan de traitement. Nous présentons ci-après les principaux risques qui peuvent être rencontrés.
- Le cumul de fonctions : le risque le plus fréquent du fait souvent de la taille de l’entreprise. Le comptable fait tout : saisie, conservation des chéquiers, rapprochement bancaire, remise de chèques… A défaut d’y remédier, mettre en place un système de contrôle externe par un cabinet qui intervient dans le processus par une revue hebdomadaire, mensuelle… des opérations comptables et des rapprochements bancaires
- La perte de données comptables. L’entreprise doit mettre en place une procédure de sauvegarde journalière des données issues du logiciel comptable. En travaillant avec des logiciels hébergés, ce risque peut être réduit en s’assurant auprès de l’hébergeur de la protection des données et d’une procédure de sauvegarde régulière (au moins une fois par jour). La perte de données peut concerner aussi les documents physiques suite à une inondation, feu… Il est d’une bonne pratique de scanner systématiquement les pièces comptables et d’assurer un classement électronique. Des logiciels comme Odoo permettent de rattacher les documents scannés à la pièces comptable saisie et de faciliter les recherches ultérieures.
- L’indisponibilité du système d’information : si vous avez un serveur local ou que vous votre comptabilité est uniquement installé sur un poste de travail. Il faut rapidement passer à un hébergement cloud et éventuellement de faire une sauvegarde locale.
- La fraude comptable est une des premières causes de fraude (faux en écritures). Le comptable passe une écriture pour masquer le paiement d’un client afin de diminuer son encours de crédit et lui permettre de passer une commande. Afin de limiter ce risque, il convient de limiter les accès à certains journaux comptable (notamment le journal des opérations diverses) ou de procéder à une revue systématique des opérations passées dans ce type de journal. Certains logiciels comptables permettent de gérer les restrictions de ce genre ; par exemple interdire l’utilisation de certains comptes dans le journal d’opérations diverses.
- L’indisponibilité du personnel : COVID nous a montré qu’il faut se préparer à ce risque. Dans ce cas, vous pourrez faire appel à un cabinet comptable pour combler provisoirement le déficit
- Le déficit de compétences du personnel du fait de l’absence de formation : le personnel doit être régulièrement formée aux nouveautés fiscales, comptables et à l’utilisation du système d’information. Les compétences doivent également toucher l’utilisation de tableurs et d’outils d’analyse. Disposer d’un système de veille (abonnement à des revues) est incontournable.
Ces risques peuvent avoir comme conséquence :
- Le retard dans la production des comptes et par conséquent dans la prise de décision ;
- La fiabilité des comptes
- La perte de confiance des parties prenantes
Quels contrôles mettre en place ?
Afin de se limiter les risques et améliorer la production des comptes, vous pouvez mettre en place des contrôles périodiques ou ponctuels sur le processus de préparation des comptes.
- Le manuel des procédures comptables : il s’agit d’un document légal (article xxx de l’Acte Uniforme relatif au Droit Comptable et à l’Information Financière). Le manuel décrit l’organisation comptable, le circuit de traitement de l’information, les journaux et le logiciel utilisés, les règles d’évaluation et de dépréciation…)
- Le lettrage et les analyses de comptes : il s’agit d’une bonne pratique minimale dans tout processus de production des comptes. Les comptes (notamment les comptes de la classe 4) doivent être régulièrement analysés, lettrés, expliqués et documentés.
- Gestion des accès au logiciel comptable : le logiciel comptable doit garantir la sécurité maximale pour la production des comptes. Les accès doivent être minutieusement gérés pour éviter des cumuls de fonctions dans le système d’information et assurer l’intégrité des données (suppression d’écritures comptables)
- La supervision comptable : les travaux de préparation des comptes doivent être supervisés par une personne compétente qui doit vérifier l’exhaustivité et la complétude de l’information. En l’absence de personnel interne, vous pouvez faire appel à un cabinet d’expertise comptable pour une mission de révision périodique. C’est l’occasion de recadrer les pratiques, former le personnel aux techniques de contrôle comptable…
- La mise en place d’un dossier de clôture est un investissement rentable. Le dossier de clôture (physique ou électronique) comprend toute la justification des états financiers : balance de clôture, analyse de compte, pièces justificatives importantes, commentaires sur les comptes… Bien fait, il est communiqué notamment au commissaire aux comptes et permet de réduire sensiblement les temps d’intervention et par conséquent les honoraires.
Conclusion
La production des comptes ne doit pas attendre la fin de l’année ; c’est un processus continu impliquant toute la direction, le personnel. Elle nécessite des compétences claires, des rôles et responsabilités définies, des procédures et des outils de travail adaptés et performants. Cela permet à tout moment de produire les comptes fiables. Dans ce cas, la clôture annuelle devient une formalité.